Seit dem 1. Oktober 2025 sind Vertragsärzte, Krankenhäuser und weitere Leistungserbringer im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung verpflichtet, die elektronische Patientenakte (ePA) zu nutzen und mit den gesetzlich vorgeschriebenen Daten zu befüllen. Rein privatärztliche Praxen ohne Kassenzulassung unterliegen dieser Pflicht nicht. Für ästhetisch-plastische Praxen wirft die ePA besondere Fragen auf: Welche Befunde aus ästhetischen Eingriffen müssen in die ePA eingestellt werden – und unter welchen Voraussetzungen? Wie geht die Praxis mit Daten um, die Patienten möglicherweise nicht in einer zentralen Akte dokumentiert sehen wollen? Was gilt für Selbstzahler und Privatpatienten? Dieser Fachbeitrag ordnet den aktuellen Stand ein und gibt praktische Hinweise für die Umsetzung in der ästhetischen Chirurgie.
Auf einen Blick: ePA in der ästhetischen Praxis
Kernpunkte für ästhetisch tätige Praxen (Stand: Frühjahr 2026)
| Thema | Details |
|---|---|
| ePA-Start | 15. Januar 2025 (Anlage für alle GKV-Versicherten per Opt-out); bundesweiter Rollout für Praxen seit 29. April 2025; Nutzungspflicht für Vertragsärzte und weitere Leistungserbringer der GKV seit 1. Oktober 2025 |
| Befüllungspflicht (Vertragsärzte) | Befundberichte aus invasiven/chirurgischen sowie nichtinvasiven Maßnahmen, Arztbriefe, Befunde aus bildgebender Diagnostik – sofern sie elektronisch vorliegen und aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen (§ 347 Abs. 1 SGB V) |
| Sensible Daten | Besondere Hinweispflicht auf das Widerspruchsrecht des Patienten bei potenziell stigmatisierenden Daten (z. B. psychische Erkrankungen, sexuell übertragbare Infektionen, Schwangerschaftsabbrüche); Widerspruch ist nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation zu protokollieren |
| Ästhetische Eingriffe | Befundberichte aus ästhetisch-chirurgischen Eingriffen können unter die Befüllungspflicht fallen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (Vertragsarztstatus, elektronisches Vorliegen, aktueller Behandlungskontext, kein Widerspruch des Patienten) |
| Privatpatienten / Selbstzahler | PKV-Versicherte erhalten die ePA freiwillig von ihrem Versicherer; Zugriff erfolgt über ePA-App und Online Check-in (QR-Code); für Patienten, die weder GKV- noch PKV-versichert sind und deren Versicherer keine ePA anbietet, besteht in der Regel keine ePA |
| Privatpraxen ohne Kassenzulassung | Nicht vertragsärztlich zur ePA-Nutzung verpflichtet; können die ePA aber freiwillig nutzen und befüllen, wenn sie an die TI angeschlossen sind |
| Abrechnung (GKV) | GOP 01647 (Zusatzpauschale ePA-Befüllung, einmal im Behandlungsfall); GOP 01648 (sektorenübergreifende Erstbefüllung, einmalig je Patient); Details und Beträge gemäß aktuellem EBM prüfen |
| Abrechnung (PKV) | Abrechnungsempfehlung: GOÄ-Analogziffern A75 und A70; genaue Abrechnungssystematik mit dem eigenen Abrechnungsdienstleister abstimmen |
| Sanktionen (Vertragsärzte) | Honorarkürzung bei fehlendem ePA-Nachweis vorgesehen; in der aktuellen Hochlaufphase teilweise noch ausgesetzt; Details gemäß zuständiger KV prüfen |
Was die ePA für die ästhetische Praxis konkret bedeutet
Die ePA ist als zentraler digitaler Gesundheitsordner konzipiert, in dem Befunde, Arztbriefe, Laborwerte und Medikationsdaten gespeichert werden. Für ästhetisch-plastische Praxen sind drei Aspekte besonders relevant: die Befüllungspflicht bei chirurgischen Eingriffen, der Umgang mit sensiblen Patientendaten und die Frage, was für Privatpatienten und Selbstzahler gilt.
Die Befüllungspflicht gemäß § 347 Abs. 1 SGB V richtet sich an Vertragsärzte und umfasst Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen Maßnahmen, aus nichtinvasiven diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen, aus bildgebender Diagnostik sowie elektronische Arztbriefe – jeweils sofern sie elektronisch vorliegen und aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen. Ästhetisch-chirurgische Eingriffe wie Liposuktionen, Rhinoplastiken, Brustvergrößerungen oder Blepharoplastiken können damit in den Anwendungsbereich der Befüllungspflicht fallen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind: Der behandelnde Arzt ist Vertragsarzt, der Patient ist gesetzlich versichert, die Befunde liegen elektronisch vor, und der Patient hat der ePA nicht widersprochen.
Praxishinweis: Die ePA ersetzt nicht die Primärdokumentation im Praxisverwaltungssystem (PVS). Die Dokumente verbleiben im Original im PVS; in die ePA werden Kopien eingestellt. Die Befüllung erfolgt über das PVS und muss nicht während des Patientenkontakts stattfinden – der Zugriff auf die ePA des Patienten bleibt nach dem Stecken der eGK für einen voreingestellten Zeitraum bestehen, den der Patient über seine ePA-App auch individuell anpassen kann.
Sensible Daten: Der Sonderfall ästhetischer Behandlungen
Ein Aspekt, der für ästhetische Praxen besondere Aufmerksamkeit verdient: Nicht alle Patienten wollen, dass Befunde aus ästhetischen Eingriffen in einer zentralen, für andere Behandler einsehbaren Akte dokumentiert werden. Eine Brustvergrößerung, eine Rhinoplastik oder eine Fettabsaugung sind keine Daten, die Patienten zwingend ihrem Hausarzt, Orthopäden oder Betriebsarzt offenlegen möchten.
Die gesetzliche Systematik sieht hierfür ein abgestuftes Widerspruchsrecht vor. Patienten können dem Einstellen einzelner Dokumente jederzeit situativ widersprechen. Der Arzt darf den betreffenden Befund dann nicht in die ePA einstellen und dokumentiert den Widerspruch in der Behandlungsdokumentation. Für besonders schützenswerte Daten – das Gesetz nennt als Beispiele psychische Erkrankungen, sexuell übertragbare Infektionen und Schwangerschaftsabbrüche – gelten strengere Anforderungen: Patienten müssen ausdrücklich auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden, und ein etwaiger Widerspruch ist nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation zu protokollieren.
Ästhetische Eingriffe sind im Gesetzestext nicht explizit als besonders schützenswerte Kategorie aufgeführt. Für die Praxis empfiehlt sich dennoch ein proaktiver Umgang: Im Aufklärungsgespräch vor ästhetischen Eingriffen sollte der Patient darüber informiert werden, dass Befunde grundsätzlich in die ePA eingestellt werden – und dass er dem widersprechen kann. Ein kurzer standardisierter Hinweis in den Aufklärungsunterlagen schafft Klarheit und dokumentiert die Information. Widerspricht der Patient, wird dies in der Behandlungsdokumentation festgehalten; die Befunde verbleiben ausschließlich im PVS der Praxis.
Zusätzlich können Patienten über die ePA-App ihrer Krankenkasse Dokumente nachträglich verbergen, sodass sie nur noch für den Patienten selbst sichtbar sind – nicht aber für andere Behandler. Auf diese Möglichkeit kann ebenfalls hingewiesen werden.
Privatpatienten, Selbstzahler und Privatpraxen: Was gilt?
Ästhetische Praxen behandeln einen hohen Anteil an Privatpatienten und Selbstzahlern. Für die ePA ergeben sich daraus unterschiedliche Konstellationen.
GKV-Versicherte als Selbstzahler. Ein gesetzlich Versicherter, der einen ästhetischen Eingriff als Selbstzahlerleistung in Anspruch nimmt, hat in der Regel eine ePA. Die Befüllungspflicht gemäß §§ 346, 347 SGB V richtet sich an Vertragsärzte und bezieht sich auf Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext bei GKV-Versicherten. Ob und inwieweit die Befüllungspflicht auch dann greift, wenn ein Vertragsarzt einen GKV-Versicherten rein privat behandelt und abrechnet, ist eine Abgrenzungsfrage, die von der konkreten Konstellation abhängt. In jedem Fall sollte der Patient über die Möglichkeit der ePA-Befüllung informiert und sein Widerspruchsrecht berücksichtigt werden.
PKV-Versicherte. Private Krankenversicherungen dürfen ihren Versicherten eine ePA anbieten, sind aber nicht dazu verpflichtet. Einige PKV-Unternehmen bieten die ePA bereits an, andere planen die Einführung. Die ePA für Privatversicherte wird nach denselben technischen Spezifikationen wie die GKV-ePA gestaltet. Ein wesentlicher Unterschied: Privatversicherte haben keine eGK. Der Zugriff auf die ePA erfolgt über die ePA-App des Versicherers und einen einmaligen Online Check-in per QR-Code in der Praxis. Die Berechtigung muss aktiv durch den Patienten über die App erteilt werden. Die Befüllung der ePA bei Privatpatienten kann nach verbreiteter Abrechnungsempfehlung über GOÄ-Analogziffern (A75, A70) abgerechnet werden. Die genaue Abrechnungssystematik sollte mit dem eigenen Abrechnungsdienstleister abgestimmt werden.
Reine Selbstzahler ohne Versicherungsschutz. Für Patienten, die weder gesetzlich noch privat krankenversichert sind und deren Versicherer keine ePA anbietet, besteht in der Regel keine ePA. Die Frage stellt sich in der Praxis selten, betrifft aber etwa ausländische Patienten im Medizintourismus.
Privatpraxen ohne Kassenzulassung. Auch rein privatärztliche Praxen können auf die ePA zugreifen und diese befüllen, wenn sie an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sind. Die dafür benötigte Institutionskarte (SMC-B) kann auch ohne Kassenzulassung beantragt werden. Die gesetzliche Befüllungspflicht gemäß §§ 346, 347 SGB V richtet sich an Vertragsärzte; rein privatärztliche Praxen sind insofern nicht vertragsärztlich zur ePA-Befüllung verpflichtet. Dennoch kann die freiwillige Nutzung der ePA im Interesse der Praxis liegen – etwa um die Behandlungskontinuität für Patienten zu unterstützen, die eine ePA aktiv nutzen.
Technische Voraussetzungen und Abrechnung
Die Nutzung der ePA setzt voraus, dass die Praxis an die TI angeschlossen ist und das PVS-Modul für die ePA aktiviert wurde. Die meisten PVS-Anbieter haben die ePA-Funktionalität im Rahmen regulärer Updates ausgeliefert. Die Befüllung erfolgt in der Regel über einen manuellen Upload aus dem PVS heraus – eine automatische Übertragung findet nur statt, wenn dies im PVS explizit konfiguriert wurde.
Für die Abrechnung der ePA-Befüllung bei GKV-Patienten stehen im EBM insbesondere die GOP 01647 (Zusatzpauschale für die ePA-Befüllung, einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig) sowie die GOP 01648 (sektorenübergreifende Erstbefüllung, einmalig je Patient) zur Verfügung. Beträge und Abrechnungsdetails sollten anhand des jeweils aktuellen EBM und der Hinweise der zuständigen KV geprüft werden, da sich die Konditionen im Zuge der ePA-Einführung weiterentwickeln.
Bei Privatpatienten empfehlen Abrechnungsdienstleister die Nutzung von GOÄ-Analogziffern (insbesondere A75 und A70) für die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung medizinischer Daten in der ePA. Da es sich um eine Analogabrechnung handelt, sollte die genaue Abrechnungssystematik im Einzelfall mit dem eigenen Abrechnungsdienstleister abgestimmt werden.
Hinsichtlich der technischen Infrastruktur ist zu beachten, dass die TI-Zertifikate (Heilberufsausweis, Praxisausweis) regelmäßig aktualisiert werden müssen. Die gematik hat für den Übergang von RSA- auf ECC-basierte Verschlüsselungszertifikate Übergangsfristen gesetzt. Praxen sollten den aktuellen Stand der Zertifikatsanforderungen bei ihrem PVS-Anbieter oder Kartenherausgeber erfragen und rechtzeitig umstellen.
Was 2026 noch kommt: Ausblick
Die ePA befindet sich in einer fortlaufenden Weiterentwicklung. Für 2026 sind mehrere Erweiterungen angekündigt: Der elektronische Medikationsplan (dgMP) mit strukturierten Dosier- und Einnahmehinweisen soll im Laufe des Jahres pilotiert und ab dem vierten Quartal 2026 bundesweit ausgerollt werden. Für Anfang 2027 ist eine Volltextsuche innerhalb der ePA-Dokumente geplant, die den klinischen Nutzen für Behandler erheblich steigern dürfte.
Gleichzeitig bleibt die Nutzungsquote auf Patientenseite ausbaufähig: Einer Erhebung zufolge hatten mit Stand Dezember 2025 nur rund 24 Prozent der Befragten ihre ePA aktiv genutzt oder dies konkret geplant. Für ästhetische Praxen bedeutet das: Die ePA ist für Vertragsärzte regulatorisch Pflicht, in der täglichen Praxis aber noch kein flächendeckendes Arbeitsinstrument. Dennoch sollte die Infrastruktur jetzt stehen – denn die Nutzungspflicht gilt, und die Sanktionsmechanismen werden perspektivisch schärfer.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Müssen Befunde aus ästhetischen Eingriffen in die ePA eingestellt werden? Für Vertragsärzte gilt: Befundberichte aus chirurgischen und nichtinvasiven Maßnahmen fallen gemäß § 347 Abs. 1 SGB V unter die Befüllungspflicht, sofern sie elektronisch vorliegen, aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen und der GKV-versicherte Patient der ePA nicht widersprochen hat. Ästhetische Eingriffe sind davon nicht ausgenommen. Patienten können dem Einstellen einzelner Dokumente jederzeit widersprechen; der Widerspruch ist in der Behandlungsdokumentation zu protokollieren.
Fallen ästhetische Eingriffe unter die Kategorie „besonders sensible Daten“? Das Gesetz nennt als Beispiele für besonders schützenswerte Daten psychische Erkrankungen, sexuell übertragbare Infektionen und Schwangerschaftsabbrüche. Ästhetische Eingriffe sind nicht explizit aufgeführt. Dennoch empfiehlt sich ein proaktiver Umgang: Patienten sollten vor ästhetischen Eingriffen über die ePA-Befüllung informiert und auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden.
Braucht eine reine Privatpraxis für ästhetische Chirurgie einen TI-Anschluss? Eine rein privatärztliche Praxis ohne Kassenzulassung ist nicht vertragsärztlich zur ePA-Nutzung verpflichtet. Sie kann die ePA aber freiwillig nutzen, wenn sie an die TI angeschlossen ist. Dies setzt eine Institutionskarte (SMC-B) voraus, die auch ohne Kassenzulassung beantragt werden kann. Ob sich der Anschluss lohnt, hängt davon ab, wie viele Patienten die ePA aktiv nutzen und ob die Praxis die Behandlungskontinuität über die ePA unterstützen möchte.
Wie funktioniert die ePA bei Privatpatienten? Private Krankenversicherungen können ihren Versicherten eine ePA anbieten, müssen es aber nicht. Die ePA für Privatversicherte wird nach denselben Spezifikationen gestaltet. Da Privatversicherte keine eGK haben, erfolgt die Übermittlung der Krankenversichertennummer über einen einmaligen Online Check-in per QR-Code in der Praxis. Die Berechtigung für den ePA-Zugriff erteilt der Patient über die ePA-App seines Versicherers.
Kann die ePA-Befüllung abgerechnet werden? Ja. Bei GKV-Patienten stehen die GOP 01647 (Zusatzpauschale, einmal im Behandlungsfall) und die GOP 01648 (Erstbefüllung, einmalig je Patient) zur Verfügung. Beträge und Details sollten anhand des aktuellen EBM geprüft werden. Bei Privatpatienten empfehlen Abrechnungsdienstleister die Nutzung von GOÄ-Analogziffern (A75, A70); die genaue Abrechnungssystematik sollte individuell abgestimmt werden.
Was passiert, wenn die Praxis die ePA nicht nutzt? Für Vertragsärzte sind Honorarkürzungen bei fehlendem ePA-Nachweis vorgesehen. In der aktuellen Hochlaufphase sind Sanktionen teilweise noch ausgesetzt; perspektivisch ist mit einer Verschärfung zu rechnen. Darüber hinaus kann die Nichtnutzung gegen vertragsärztliche Pflichten gemäß SGB V verstoßen. Die genaue Sanktionslogik sollte mit der zuständigen KV geprüft werden.
Fazit: Jetzt Strukturen schaffen, bevor es eng wird
Die ePA betrifft ästhetische Praxen stärker, als es auf den ersten Blick scheint. Die Kombination aus chirurgischen Befundberichten, dem besonderen Diskretionstbedürfnis ästhetischer Patienten und dem hohen Anteil an Privatpatienten und Selbstzahlern macht die Umsetzung komplexer als in einer hausärztlichen Praxis.
Praxen sollten jetzt drei Dinge sicherstellen: Erstens, dass die technische Infrastruktur (TI-Anschluss, PVS-Modul, aktuelle Zertifikate) funktionsfähig ist. Zweitens, dass ein standardisierter Workflow für die Information der Patienten über die ePA-Befüllung und das Widerspruchsrecht besteht – idealerweise integriert in die bestehenden Aufklärungsunterlagen. Drittens, dass das Praxisteam geschult ist, welche Dokumente wann in die ePA einzustellen sind und wie mit einem Patientenwiderspruch umzugehen ist.
Dieser Fachbeitrag richtet sich an Ärztinnen und Ärzte der ästhetisch-plastischen Chirurgie sowie angrenzender Fachgebiete. Er ersetzt keine individuelle Rechts- oder IT-Beratung.
Quellen: §§ 341, 346, 347 SGB V (ePA-Befüllungspflichten); Bundesgesundheitsministerium – Die ePA für alle (Stand: März 2026); KBV – Elektronische Patientenakte, FAQ (Stand: 2026); KBV – Fragen und Antworten zur ePA; gematik – ePA-Informationen für Leistungserbringer; PKV-Verband – Informationen zur ePA für Privatversicherte; KVBW – Hinweise zur ePA-Abrechnung und TI-Pauschale; Medical Tribune, 9. Januar 2026 (ePA-Ausblick 2026); BMVZ – Praktische Hinweise zur Befüllungs- und Aufklärungspflicht, 1. Oktober 2025; Verbraucherzentrale Bundesverband, Forderungspapier ePA, 18. Februar 2026